Flujo de Efectivo y Presupuesto Operativo

Nota: el presentador asume que el espectador es un empleado y en el ejemplo usa cheques de pago para indicar ingresos. Sus ingresos provendrían de pagos recolectados de padres o programas de subsidios, reembolsos del programa de alimentos y/o subvenciones.

El presupuesto operativo da una idea de cuántos ingresos o ganancias y gastos tiene un plan de negocios durante un período específico. Lo ideal es que el proveedor prepare un presupuesto estimado para cada mes, luego, debe preparar un informe de presupuesto para cada mes con cifras reales.

Se elabora un presupuesto en efectivo del presupuesto operativo que muestre cómo es el flujo de dinero, los montos y las fechas de los recibos de efectivo y los montos y las fechas de los gastos en efectivo. El proveedor puede preparar versiones estimadas y reales que le ayudarán a determinar si hay o no suficientes fondos disponibles para satisfacer las obligaciones financieras. Quizás un proveedor se mudó de manera inesperada o quizás repentinamente tuvo que reemplazar algunos muebles; su reacción puede ser demorar y/o reducir algunas compras planificadas o utilizar un financiamiento, como por ejemplo préstamos y tarjetas de crédito para cubrir los elementos del presupuesto.

Los factores por considerar en el desarrollo de los presupuestos son los siguientes: horarios de funcionamiento, niños en atención a medio tiempo o tiempo completo, las edades de los niños, el sueldo de asistentes/sustitutos y otros.

La práctica puede ayudar al proveedor a garantizar contar con suficiente dinero en efectivo para cumplir con sus obligaciones, controlar los gastos, ver el progreso de su negocio, planificar el futuro del negocio, así como establecer y alcanzar las metas financieras.

Este enfoque también motivará a los proveedores a identificar sus prioridades y a considerar las áreas en las que está dispuesto o no a comprometerse para equilibrar el presupuesto.

Fuente: La Indiana Association for Child Care Resource & Referral o IACCRR (Asociación de Indiana para Recursos y Derivaciones de Atención Infantil) en colaboración con Indiana Family and Social Services Administration o FSSA (Administración de Servicios Familiares y Sociales de Indiana), entre otros. (2010). “The ABC’s of a Child Care Business.” (El ABC del Negocio del Cuidado Infantil). Recopilado el 21 de noviembre de 2015 de https://secure.in.gov/fssa/files/5236_The_ABCs_of_a_Child_Care_Business.pdf

El flujo de efectivo es el movimiento de dinero que ingresa y sale del negocio. Para las pequeñas empresas, el efectivo es necesario. Un proveedor de cuidado infantil necesita efectivo para iniciar, ejecutar y expandir sus operaciones; sin embargo, generalmente muchos propietarios de pequeñas empresas tienen dificultades para administrar y conservar el efectivo. El análisis incorrecto del flujo de efectivo o la falta de efectivo disponible puede afectar las operaciones diarias de su empresa, así como su elegibilidad para recibir un préstamo.

El proceso incluye lo siguiente:

• dinero que ingresa en el negocio
• dinero adeudado por el negocio

En todo momento es fundamental equilibrar estas dos cifras y mantener un equilibrio razonable de dinero en efectivo. Un sistema de flujo de efectivo eficaz le ayudará al proveedor a manejar los fondos para cubrir los costos operativos y las facturas, además, lo ayudará a anticipar posibles problemas en el futuro.

Una declaración de flujo de efectivo sirve un fin importante e independiente: da cuenta de elementos y gastos que no son efectivo  para ajustar las cifras de las ganancias. Las declaraciones de análisis de flujo de efectivo muestran no solo los cambios con el paso del tiempo, sino además el efectivo neto disponible.

Por lo general, las declaraciones del análisis de flujo de efectivo se dividen en tres partes:

• Actividades operativas: esta sección evalúa el ingreso neto y las pérdidas de un negocio. Al evaluar las ventas y los gastos comerciales, todos los ingresos de elementos que no están expresados en dinero en efectivo se ajustan a las entradas y salidas incorporadas de transacciones en efectivo para determinar una cifra neta.
• Actividades de inversión: esta sección informa sobre las entradas y salidas de las compras y las ventas de inversiones de negocio a largo plazo, tales como: propiedades, activos, equipos y títulos. Por ejemplo: si su negocio de panificación compra un equipo adicional de cocina, esto se considerará una inversión y contará como una salida de efectivo. Si su negocio vende un equipo que ya no necesita, esto se consideraría un ingreso de dinero en efectivo.
• Actividades de financiación: esta sección responde a las tendencias de flujo de efectivo de todo el dinero relacionado con el financiamiento de su negocio. Por ejemplo: si recibió un préstamo para su pequeña empresa, el préstamo en sí mismo se considera un ingreso de dinero en efectivo. Los pagos de préstamos deben considerarse una salida de dinero en efectivo, y ambos se registran en esta parte de la declaración de análisis del flujo de efectivo.

Si con anterioridad nunca manejó estos tipos de finanzas la elaboración de las proyecciones de flujo de efectivo y el cálculo de las declaraciones del flujo de efectivo pueden ser confusas. Pregúntele al contador comercial o póngase en contacto con un experto en negocios de la oficina local de CALIFICACIÓN para solicitar ayuda.

U.S. Small Business Administration (Administración de Pequeñas Empresas de los EE.UU.) (sin fecha). Developing a Cash Flow Analysis. (Desarrollo de un análisis de flujo de efectivo). Obtenido de https://www.sba.gov/content/develop-cash-flow-analysis-your-business.

Cada negocio exitoso necesita un presupuesto y aquí existen algunos consejos acerca de cómo realizar uno que funcione para el proveedor.

Elaborar el borrador de un presupuesto es una manera clave para ayudarlo a hacer realidad los sueños de éxito comercial del proveedor. Al utilizar esta herramienta esencial, puede realizar un seguimiento del efectivo en mano, los gastos comerciales y cuánto ingreso se necesita para lograr que el negocio siga creciendo o, al menos, manteniéndose a flote. Al escribir estos números en papel, las oportunidades de alcanzar el éxito con el negocio se verán facilitadas debido a que anticipará las necesidades, los gastos, las ganancias y el flujo de efectivo futuros. También puede ayudar al proveedor a detectar problemas antes de que se multipliquen de forma que puedan realizarse los cambios necesarios.

“Es como un mapa de ruta para su compañía”, dice Victor Butcher, de Butcher Financial Services en Memphis, Tenn., un expresidente de la sede de Memphis del Tennessee Society of Certified Public Accountants (Sociedad de Contadores Públicos Certificados de Tennessee) que asesora a pequeñas empresas. “El proveedor necesita un mapa de ruta para comprender hacia dónde se dirige su negocio”.

Por el contrario, si no tiene la disciplina para sentarse y reunir un presupuesto comercial, es posible que no tenga el conocimiento de cuál es el desempeño del negocio año tras año, independientemente de que haya cortes que pueda realizar para mejorar el desempeño y de que cuente con los fondos necesarios para comprar nuevos equipos, ya sean computadoras, camiones, maquinaria o una fábrica nueva. “Es como estar en un automóvil sin un mapa o un sistema de GPS”, manifiesta Butcher. “Espera estar yendo en la dirección correcta, pero no lo sabe”.

Las siguientes páginas detallarán los motivos por los cuales el negocio necesita un presupuesto, qué componentes debe incluir en un presupuesto y cómo comenzar a elaborarlo, así como la forma de utilizar el presupuesto para mejorar el desempeño comercial.

Motivos por los cuales su negocio necesita un presupuesto

Como proveedor de cuidado infantil, deberá contar con un presupuesto para determinar cuánto dinero tiene, cuánto necesita gastar y cuánto necesita ganar para alcanzar las metas comerciales. Pero también existen otros motivos. Es posible que los banqueros y otros financistas quieran ver un presupuesto cuando solicite un préstamo.

Los presupuestos también pueden ayudarlo a minimizar el riesgo de su negocio. Se debe crear un presupuesto antes de firmar un nuevo arrendamiento o invertir en nueva maquinaria o equipo. Es mejor descubrir que no puede solventar un nuevo espacio de oficina antes de comprometerse a gastar una determinada cantidad de dinero cada mes.

Según la Administración de Pequeñas Empresas de los EE.UU., un presupuesto se puede usar para indicar algunos de los siguientes puntos:

• fondos necesarios para la mano de obra y/o materiales
• nuevos negocios, costos totales de inicio
• costos de operación
• ingresos necesarios para apoyar el negocio
• estimado real de las ganancias esperadas

Puede utilizar esta información para ajustar los planes o las expectativas para el futuro. Cada mes, se puede actualizar un presupuesto de 12 meses con los gastos e ingresos reales de manera que sepa que se encuentra en el objetivo. Si no tiene objetivos establecidos en su presupuesto, puede utilizar el presupuesto para arreglar desperfectos al determinar cómo puede reducir gastos como mano de obra o nuevas computadoras, incrementar ventas mediante un marketing más activo o disminuir las expectativas de las ganancias.

Componentes de un presupuesto

Un presupuesto debe incluir los ingresos, los costos y, lo que es más importante, las ganancias o el flujo de efectivo de manera de poder determinar si tiene algo de dinero para las mejoras de capital o los gastos de capital. Un presupuesto debe estar tabulado al menos de manera anual. La mayoría de los presupuestos anuales también están divididos hasta en 12 meses, con columnas en blanco al lado de los estimados para ser completados con los resultados reales a medida que avanza el año.

Posiblemente, deba consultar a un contador para preparar el presupuesto, pero también puede hacerlo por cuenta propia con un software financiero para pequeñas empresas y/o algunas planillas de presupuestos y plantillas gratuitas en línea (consulte los Recursos Recomendados a continuación).

Aquí se detalla la forma en que la Administración de Pequeñas Empresas define los componentes básicos del presupuesto:

Ventas y otros ingresos. Estas cifras constituyen un “punto básico” del presupuesto. Intente realizar estos estimados de la manera más precisa posible, es preferible pecar de conservador.

Costos y gastos totales: ahora que calculó los estimados de las ventas, puede calcular las cifras correspondientes a cuánto le costará a su negocio alcanzar esas ganancias. Esto puede ser complicado pues a veces existen variaciones debido a la inflación, el incremento de los precios y otros factores. Los costos pueden dividirse en categorías: fijos, variables y semivariables.

• Los costos fijos son aquellos gastos que siguen siendo los mismos, independientemente de que sus ventas se incrementen o disminuyan. Entre algunos ejemplos se incluye el alquiler, los muebles arrendados y el seguro.
• Los costos variables se correlacionan con los volúmenes de ventas. Entre estos se incluyen los costos de la materia prima que necesita para confeccionar productos, los inventarios y los fletes.
• Los costos semivariables son los costos fijos que pueden ser variables cuando están influenciados por el volumen del negocio. Entre estos se incluyen los sueldos, las telecomunicaciones y la publicidad.

Ganancias. Admitámoslo: el proveedor está en el negocio para conseguir ganancias de su inversión y trabajo. Para estimar esta cifra, debe restar los costos de los ingresos. La SBA aconseja controlar las asociaciones comerciales, los contadores o los banqueros para asegurarse de obtener la ganancia adecuada de su negocio. Una vez que tenga estimados de las ganancias, también puede comenzar a planificar para determinar si puede adquirir un nuevo equipo, trasladarse a un lugar más grande, incorporar personal o darles bonos o aumentos a los empleados. Además, puede resolver los costos proyectados y determinar dónde puede realizar recortes si las proyecciones de ganancia no cumplen con los parámetros.

El presupuesto debe operar según las ecuaciones matemáticas básicas ya sea “ventas = costo total + ganancias” o “ventas – costo total = ganancia”. Para obtener información sobre cómo delinear un presupuesto comercial, haga clic aquí.

Recursos y enlaces:

Microsoft ofrece una serie de plantillas de presupuesto que se pueden descargar de manera gratuita. Estas incluyen un presupuesto evolutivo para pequeñas empresas, un presupuesto de gastos, una herramienta de presupuesto del sitio Web, y un presupuesto operativo anual para un negocio de servicios.
BetterBudgeting ofrece una planilla de presupuesto gratuita.
Docstoc es un mercado que le permite encontrar y compartir documentos profesionales. El sitio Web tiene una variedad de panillas de presupuesto imprimibles gratuitas
Winsmark Business Solutions tiene una planilla de presupuesto de flujo de efectivo para descargar gratuitamente.
Business Owners Idea Café tiene una calculadora de presupuesto comercial la cual incorpora el presupuesto de un año donde se pueden agregar los gastos iniciales, mensuales y personales del primer año del negocio.
Inc. (sin fecha). “How to Start a Business Budget.” (¿Cómo comenzar un presupuesto comercial?) Obtenido de http://www.inc.com/encyclopedia/businessbudge