Aunque está más asociada con ayudar al proceso de preparación de impuestos (federal, estatal, local), rastreo de ingresos/gastos y mantenimiento de registros también le permite estar en cumplimiento con los requisitos legales (como los registros de los empleados), para ver el progreso y planificar el futuro de su negocio.
Sin importar la estructura del negocio del proveedor de cuidado infantil, es sumamente importante y útil que mantenga un registro de todos sus ingresos y gastos, guarde todos sus recibos y diferencia entre lo personal, lo comercial y lo que es compartido Como proveedor de cuidado infantil familiar, los artículos que compra y son usados para propósitos comerciales y personales, probablemente representan la gran mayoría de sus compras.
Se necesitan recibos y/u otros registros (es decir, estados de cuenta, cheques cancelados, estados de tarjetas de crédito, registros de asistencia, registros de comidas, anotaciones del calendario, libro mayor, archivos digitales/planillas, registros de millaje, fotografías, etc.) para justificar los datos presentados en los formularios impositivos.
Antes de guardar los recibos, marque qué elementos se utilizaron de manera exclusiva para el negocio, para uso personal o los que se compartieron. Conserve sus recibos en carpetas o sobres que contengan gastos similares (juguetes, suministros, servicios públicos, artículos para el hogar, etc.). Organice un lugar en su casa dónde poner sus recibos y organice sus registros.
Revise sus registros cuando menos una vez al mes.
El IRS recomienda que conserve registros durante 3 años; sin embargo, el IRS lo puede auditar por periodos mayores a los 3 años. Las reglas para guardar los registros de empleados varían según los requisitos del gobierno federal y estatal y es igual de importante destruir y desechar los registros innecesarios.
Además de conservar el registro de ingresos y gastos, el proveedor deberá también documentar sus horas de trabajo. Este es un paso importante al calcular la cantidad de alquiler / hipoteca y otros gastos del hogar que puede deducir de su Cronograma C como propietario exclusivo. Puede hacer esto conservando una bitácora separada, registrándolo en su hoja de asistencia o en un calendario.
Nota: las horas de trabajo no son únicamente las horas en que los niños estuvieron en la casa del proveedor, sino también el tiempo empleado en limpieza, lavandería, preparación de alimentos, planeación/preparación de actividades, entrevistas con los padres, papelería, correos electrónicos/llamadas, documentación, entre otros.
Conservan las copias de cheques recibidos de programas subsidiarios, donaciones y/o reembolsos de alimentos.
El alto nivel de gastos compartidos entre el hogar y el negocio representa un reto especial para los proveedores de cuidado infantil familiar.
Como propietario exclusivo, no se requiere tener cuentas separadas para lo personal y para el negocio. El proveedor de cuidado infantil debe mantener una gestión de registros exacta. Tener cuentas personales y de negocios separadas se estima que es la forma más práctica para lograr la gestión de registros exacta. Por esta razón, se recomienda que el proveedor tenga cuentas de cheques y de tarjeta de crédito específicamente para el negocio.
Si el proveedor es propietario exclusivo o socio, puede hacer un retiro haciendo un cheque a usted mismo de la cuenta del negocio.
Las cuentas separadas también pueden reducir los gastos de preparación de contabilidad/impuestos, ya que el contador no tendrá necesidad de invertir tiempo en separar lo personal de lo del negocio.
Si al proveedor se le hiciera una auditoría, tener lo personal y lo del negocio separados, le dará un rastro de auditoría más claro.
El IRS en su Guía de Auditoría Técnica del Proveedor de Cuidado Infantil ha establecido: “el examen de estas ganancias puede resultar en las siguientes determinaciones:
- El ingreso es con frecuencia modesto y se puede pagar en efectivo.
- Los gastos con frecuencia son exagerados y se pueden pagar en efectivo.
- La gestión de registros es con frecuencia inadecuada.
- Las cosas que son ajustadas con más frecuencia incluyen:
- ingreso bruto;
- reembolso de alimentos;
- gasto de alimentos (puede incluir gastos personales);
- uso comercial del hogar;
- grandes gastos inusuales; y
- suministros y gastos diversos (pueden incluir los gastos personales)”.
Aun con cuentas personal y del negocio separadas, como un proveedor de cuidado infantil familiar, tendrá gastos que son compartidos, p. ej., renta/hipoteca, interés hipotecario, servicios públicos, reparaciones y mantenimiento, depreciación de la casa, vehículo, artículos de limpieza, etc. Para estos gastos usará su Porcentaje de tiempo y espacio con el fin de calcular la cantidad deducible para propósitos de negocios.
Como un LLC, el proveedor debe mantener sus registros personales y de negocios completamente separados. Esto puede ser un desafío ya que no puede hacer cheques personales desde su cuenta de negocios. El proveedor tendrá que pagar por gastos del hogar (provisiones, alimento, reparaciones, etc.) de su cuenta personal y reembolsar la porción del negocio de su cuenta del negocio. Sin embargo, el proveedor no conocerá la porción del negocio (su porcentaje tiempo y espacio) hasta el fin de año.
Si no segrega los bienes del LLC puede, bajo ciertas condiciones, llevar a una pérdida de estatus de responsabilidad limitada del propietario (también conocida como levantamiento del velo corporativo).
Como un negocio con sede en el hogar, los proveedores de cuidado infantil familiar pueden ser desafiados especialmente a demostrar que el negocio está aparte y separado del miembro propietario. Por consiguiente, muy probablemente tenga su velo corporativo levantado. La forma más efectiva de protegerse para esta eventualidad es obtener la cobertura de seguro adecuada. Vea aquí
Lea como abrir una cuenta bancaria de negocio pequeño.
Recursos y enlaces:
http://quickbooks.intuit.com/r/banking/keep-business-personal-accounts-separate
http://blogs.hrblock.com/2015/03/13/its-not-personal-its-business-why-you-need-separate-finances/
https://www.legalzoom.com/articles/are-you-still-using-your-personal-bank-account-for-your-business
http://biztaxlaw.about.com/od/businessaccountingrecords/f/buspersonalsep.htm
http://info.legalzoom.com/llc-required-separate-bank-account-3228.html
https://www.sba.gov/blogs/why-and-how-keep-your-business-and-personal-banking-separate
Hay un gran número de requisitos federales y/o estatales relacionados con el mantenimiento de registros del empleador. Pero, generalmente los registros básicos que un empleador debe conservar, son:
- nombre completo y número de seguro social del empleado;
- dirección, incluyendo el código postal;
- fecha de nacimiento;
- sexo y profesión;
- hora y día de la semana cuando empieza la semana de trabajo del empleado;
- horas trabajadas cada día;
- total de horas trabajadas cada semana laboral;
- base sobre la que se paga el salario del empleado (p. ej., “$9 por hora”, “$440 por semana”, “a destajo”);
- tasa de pago regular por hora;
- ganancias totales diarias o de horas normales semanales;
- ganancias totales de tiempo extra para la semana de trabajo;
- todas las adiciones a o deducciones del salario del empleado;
- total de salarios pagados cada periodo de paga;
- fecha del pago y periodo de pago cubierto por el pago.
- Materiales relacionados con los beneficios
FLSA
Bajo la Ley de Normativas Equitativas Laborales (Fair Labor Standard Act o FLSA), a los empleadores se les requiere conservar los registros de nómina para los empleados durante tres años.
EEOC
La Comisión para Igualdad de Oportunidades en el Empleo de los EE.UU. (U.S. Equal Employment Opportunity Commission o EEOC) requiere que los empleadores mantengan todos los registros del empleado durante un año a partir de la fecha de despido.
La Ley de Discriminación por la Edad en el Empleo (Age Discrimination in Employment Act o ADEA), requiere que los empleadores conserven los registros de la nómina por tres años desde la fecha del despido. La información adicional del beneficio del empleado se debe conservar durante solo un año.
Si el proveedor tuviera disputas legales con un empleado, conserve los registros un mínimo hasta que una resolución/decisión legal se haya alcanzado.
Estado de Nueva York
El proveedor debe guardar un registro de la asignación de retención usada para los empleados no residentes de Nueva York que realizan servicios parciales en el Estado de Nueva York y la asignación usada para empleados no residentes de Yonkers que realizan servicios parciales en Yonkers.
Cada empleador o agente necesita retener los impuestos estatales y municipales y toda persona que deba presentar declaraciones de impuestos deben conservar todos los registros y la información de devoluciones disponibles para ser revisados por el Departamento de Impuestos. Guarde estos registros cuatro años después de la fecha de vencimiento del impuesto para el periodo de devolución al que se relacionan los registros, o la fecha en que se paga el impuesto, la que sea la posterior. Los registros de información para la devolución se deben guardar por cuatro años después de la fecha de vencimiento.
Visite el departamento de trabajo de su estado para conocer los requisitos de gestión de registros de su estado.
Recursos y enlaces:
A menudo inundados con papeles, muchos empresarios se preguntan cuánto tiempo deberían guardar registros del negocio. La respuesta depende mucho de a quién le pregunte y qué registros se relacionan con su negocio. El IRS fija algunas normas básicas de retención de registros para los registros del impuesto. Aunque los abogados, contadores, bancos y agencias de gobierno, todos parecen tener ideas diferentes acerca de cuánto tiempo guardar los registros del negocio dependiendo de las circunstancias individuales. En nuestra era digital, los documentos de papel y electrónicos necesitan considerarse en sus planes de preservación de registros. Estas son unas reglas de retención de registros básicas para pensar sobre su negocio de cuidado infantil.
Devoluciones de impuesto del negocio y documentos de soporte. Tiene sentido guardar una copia final de sus declaraciones de impuestos del negocio y la correspondencia relacionada con el IRS permanentemente para ayudarse en el futuro a preparar o enmendar declaraciones. El IRS recomienda que guarde sus registros de apoyo que corroboren cualquier ingreso del negocio o reclamo de deducción hasta que venza el “periodo de limitaciones” para esa devolución. El periodo de limitación es el periodo de tiempo desde la fecha de su declaración en la que pueda buscar enmendar su devolución para un crédito o reembolso o el IRS puede ir en pos de su negocio por impuestos adicionales. Por lo general, el IRS puede seguir a un negocio por no reportar ingresos hasta 6 años después de su declaración, si la cantidad es más del 25% del ingreso bruto de su negocio. Si una persona solicita una deducción por una deuda mala o título sin valor, el IRS sugiere que guarde sus registros de soporte de impuestos durante 7 años. Bajo estas circunstancias, por lo general puede desear conservar sus registros de apoyo al menos por 7 años.
Registros de impuesto del empleo. Si el proveedor tiene empleados, el IRS sugiere que guarde sus registros de impuestos del empleo por un mínimo de 4 años después de la fecha en que esos impuestos se vencieron o se pagaron; lo que sea posterior. Estos registros del impuesto de empleo incluyen artículos como el número de identificación de su empleador, cantidades y fechas del salarios, anualidad y pagos de pensión y depósitos de impuesto, nombres, direcciones, números de seguro social, fechas de empleo, ocupaciones de los empleados, registros de propinas asignadas y beneficios adicionales.
Registros de activos empresariales. Si la propiedad del negocio está involucrada, el IRS recomienda que guarde sus registros hasta que termine el periodo de limitaciones del año en que dispuso de esa propiedad. Estos registros ayudarán a calcular la depreciación aplicable, amortización o deducción drástica y a determinar cualquier ganancia o pérdida en esa propiedad. Si la propiedad comercial es un bien inmueble o un vehículo, guarde las escrituras o el título del vehículo en un lugar seguro hasta que venda o disponga debidamente de otra manera de esa propiedad.
Libros contables de negocios y otros documentos clave. Los contadores públicos autorizados o CPA tienden a ser un grupo conservador y con frecuencia recomendarán que los negocios guarden permanentemente sus anotaciones, estados de pérdidas y ganancias, registros de cheques y libros generales de negocios. Asimismo, los documentos principales del negocio como: reportes anuales, estatutos corporativos y enmiendas, información de la junta directiva, minutas de reuniones anuales y documentos de formación comercial, también deberían conservarse de forma permanente. Además de los registros de apoyo de impuestos, otros documentos como libros de cuentas por pagar/cobrar, facturas y reportes de gastos deberán conservarse por un mínimo de 7 años.
Archivos de recursos humanos. El proveedor puede tener muchos otros archivos relacionados con los empleados actuales y anteriores y solicitantes del negocio. Excluyendo los registros del impuesto del empleo, los archivos relacionados con los empleados actuales deberán conservarse mientras trabajan para el empleador y al menos 7 años después que un empleado actual o anterior se haya ido o haya sido despedido. Para cualquier solicitante que no fuera contratado eventualmente conserve estos archivos al menos 3 años. Si un empleado ha sufrido un accidente en el trabajo, considere guardar esos registros al menos 7 años después que se resolviera finalmente ese asunto o hasta 10 años después que cualquier beneficio de compensación al trabajador fuera pagado. Si un empleado registró una queja de discriminación contra su negocio, considere guardar esos registros al menos 4 años después de concluido el caso. Piense en conservar permanentemente los registros de beneficio del empleado, pago de pensión o planes de reparto de utilidades.
Cheques cancelados. Los cheques cancelados o pagados sin un propósito de impuesto u otro propósito importante para el negocio se pueden destruir normalmente después de 7 años. Si un cheque cancelado es un documento de apoyo impositivo, entonces siga las reglas del IRS antes mencionadas.
Estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito. Generalmente, los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito deberán guardarse cerca de 7 años. Este periodo de retención puede ser mayor si son documentos de soporte para propósitos de impuestos. Sin embargo, si esos estados de cuenta no tienen propósito de impuestos u otro objetivo clave para el negocio, considere conservar sus declaraciones anuales detalladas por 7 años y desechar los estados de cuenta básicos mensuales después de aproximadamente un año.
Puede haber veces en que deba suspender sus planes de eliminación, como cuando el litigio es posible o hay un asunto de negocios pendiente. El proveedor tal vez desee consultar a su abogado o profesional de impuesto para ver sus circunstancias individuales para ayudar a guiar su negocio particular en la gestión de registros y políticas de eliminación. Para evitar el robo de identidad y proteger la información comercial sensible, asegúrese de eliminar debidamente o cortar adecuadamente en tiras los registros del negocio. Para ver más sobre registros de mantenimiento y retención de impuestos, revise nuestra Publicación IRS 583, “Starting a Business and Keeping Records” (Empezar un negocio y conservar registros) en http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p583.pdf.
Fuente: NOLO. (sin fecha). “How Long Should You Keep Business Records.” (Cuánto tiempo deberá guardar los registros del negocio). Obtenido de http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/how-long-should-you-keep-business-records.html
La comida es un gasto mayor para los proveedores de cuidado infantil familiar. Mantener el registro de este gasto también puede ser un reto mayor.
Los recibos de compras son evidencia de que compró alimentos. Pero, ¿realmente cuánta comida es consumida por los niños?
Nota: Solo el 50% de alimentos de un asistente es deducible. Sin embargo, los proveedores pueden deducir el 100% del costo de la comida consumida por sus empleados, si su valor se puede excluir de su salario como un beneficio adicional de menor importancia. Nada de lo que el proveedor y/o su familia consumen es deducible.
Un proveedor de cuidado infantil familiar tiene la opción de calcular la deducción del gasto de la comida usando:
- el método de concesión de alimentos estándar; o
- el método del costo real de los alimentos.
Método de concesión de alimentos estándar
Para simplificar los requisitos de gestión de registros, el IRS provee un índice de alimento estándar opcional y meriendas que los proveedores de cuidado infantil familiar pueden usar para calcular el costo deducible de alimentos dados a los niños elegibles en el cuidado diario en lugar de los costos reales.
El índice está basado en el índice de Nivel 1 o el índice menor de Nivel II, bajo el Programa de Alimentos para el Cuidado de Niño y Adultos (CACFP). El proveedor puede usar el índice estándar de alimento y meriendas para un máximo de un desayuno, un almuerzo, una comida y tres meriendas para cada niño elegible, por día. Índices de reembolso CACFP
Todavía hay un requisito más de conservar registros, que incluye el nombre de cada niño elegible, fechas y horas de asistencia en el centro de cuidado infantil familiar y el tipo y cantidad de alimentos y meriendas servidos.
Método del costo real de los alimentos
Usar este método involucra la estimación del costo real del alimento servido a los niños al cuidado del proveedor. Hay muchas formas para hacer esto:
- compre alimentos para el negocio y para uso personal por separado;
- calcule su propio costo promedio y multiplique por el número de alimentos servidos;
- calcule el porcentaje de la factura total de comida del proveedor para su negocio; y
- calcule un costo semanal promedio de alimentos para el negocio.
¡El proveedor debe guardar los recibos de todas las compras de alimento! Esto incluye el alimento para el negocio, así como para uso personal. Cuando la familia del proveedor coma fuera el fin de semana o cuando su esposo o niños compran almuerzo durante el día de trabajo, debe guardar los recibos de alimentos. El proveedor debe etiquetar todos los recibos con la leyenda de: negocio, personal o compartido. Aparte de los recibos por comida del negocio y personales, el proveedor debe también guardar los siguientes registros: menús, nombre de cada niño, fechas de asistencia y el número de alimentos y meriendas servidos.
Qué línea del Cronograma C
Los proveedores deducen el costo de alimentos en varios lugares diferentes en sus declaraciones incluyendo, pero no limitándose a la línea “Costo de bienes vendidos”, la línea de “Suministros” o la línea “Otros gastos”. La publicación 587 del IRS usa la línea “Otros gastos” en sus ejemplos relacionados con la comida.
Reembolsos del Programa de Alimentos para el Cuidado de Niños y Adultos (CACFP)
El Departamento de Agricultura de los EE.UU. proporciona reembolso a los proveedores de cuidado infantil mediante el CACFP. El Departamento de Agricultura de los Estados Unidos (USDA) administra el CACFP mediante subsidios a los estados. La agencia involucrada puede variar según el estado. Los centros y las organizaciones de patrocinio independientes pueden tener acuerdos con los estados individuales para administrar el programa.
El proveedor de cuidado infantil debe firmar un acuerdo con el estado o la organización patrocinadora para participar en el CACFP. El proveedor debe estar autorizado o aprobado para proveer servicios de cuidado diurno para poder participar.
El reembolso por alimentos servidos en los hogares de cuidado infantil se basa en la elegibilidad para los índices del Nivel I (que se enfoca en niveles más altos de reembolso para áreas con ingresos bajos, proveedores o niños) o los índices más bajos del Nivel II.
El programa de pagos para casas de cuidado infantil se basan en el número de alimentos servidos a los niños inscritos, multiplicado por el índice de reembolso apropiado para cada desayuno, comida, cena o merienda que están aprobados para servir. Los reportes que muestran los alimentos proporcionados a los niños son enviados a la agencia administradora y puede ser una de las herramientas que un examinador del IRS puede usar para verificar el ingreso como parte de una auditoría.
Cómo reportar los pagos por reembolso de alimentos
Los pagos de reembolso de alimentos son reportados algunas veces en un Formulario 1099. Si un proveedor recibió un Formulario 1099, la mejor forma para que el proveedor reporte esos pagos está bajo la sección “Otro ingreso” del Cronograma C en “Ingreso CACFP.” Si no se recibe el 1099, el proveedor puede reportarlo bajo otro ingreso o como un método alternativo, los pagos netos contra los gastos de alimentos.
El método recomendado (según la Guía Técnica de Auditoría del Proveedor de Cuidado Infantil) es reportar todos los reembolsos bajo la sección de ingresos de la Parte I del Cronograma C y luego deducir los gastos completos de alimentos o usar la concesión de alimentos estándar.
Nota: El proveedor tiene derecho a deducir alimentos o meriendas no reembolsados por el programa de alimentos, p. ej., pastel, papas fritas, polos/paletas. Aunque los reembolsos CACFP son ingresos declarables, se recomienda que el proveedor participe en un programa de alimentos. Conozca más aquí
Recursos y enlaces:
El proveedor debe dar a los padres que pagan de forma privada un recibo cada vez que hacen un pago y mantener una copia de cada recibo.
Un gran número de artículos, bienes y/o servicios que un proveedor de cuidado infantil familiar usa, tiene componentes personales, así como de negocio, es decir, son gastos compartidos. La parte del negocio relacionado con estos costos/gastos es deducible. La parte del negocio es, generalmente, determinada por el porcentaje tiempo y espacio del proveedor.
Servicios legales y profesionales |
| Los costos de preparación de impuestos y llos formularios impositivos de negocios son deducibles. El proveedor debe pedirle al contador/profesional tributario que proporcione tarifas para el negocio de manera separada de los formularios impositivos personales. Puede deducir el costo de la preparación de impuestos de los formularios personales en el Cronograma A (si clasifica sus deducciones personales). |
Gastos de oficina |
| Cargos bancarios
Los costos bancarios comerciales son 100% deducibles. Por ejemplo, si el proveedor emite cheques para el negocio de su cuenta personal, entonces un porcentaje de los costos es deducible. En este caso la deducción se basa en el porcentaje de cheques expedidos para fines del negocio. Libros y revistas Los libros/revistas relacionadas con el cuidado infantil son 100% deducibles; la deducción de otros libros depende de si tiene niños que pueden también usar estos libros/revistas. Equipo de cómputo y suministros relacionados Los artículos deducibles incluyen: computadora, discos, cartuchos de tinta, software, etc. Papelería La papelería incluye: papeles, sobres, cuadernos/bloc, estampillas, etc. Suministros Los suministros son deducibles de impuesto. Estos incluyen: tablero de anuncios, formularios comerciales, calculadoras, archiveros, libro mayor, lápices/plumas, libros de recibos, grapadora/quita grapas, etc. |
Alquiler de la propiedad comercial |
| Si el proveedor o algún familiar usa cualquiera de los artículos después de horas laborales que sea alquilado, reclame su porcentaje de tiempo y espacio del costo como parte del negocio, el proveedor todavía puede deducir de forma justificada la cantidad total. |
Reparaciones y mantenimiento de propiedad personal |
| Las reparaciones son deducibles dependiendo de la causa del daño. Por ejemplo, propiedad dañada debido al uso comercial es totalmente deducible, mientras que una deducción de daño de una propiedad causada durante el uso personal se limita al porcentaje de tiempo y espacio. El mantenimiento abarca una gran variedad de artículos tales como: aromatizador, toallita húmeda, baterías, líquidos para blanquear/limpiar, escoba, cubetas, velas, limpiadores, pinzas de ropa, detergente y suavizante plumero, linterna, manguera para jardín, gasolina para la podadora, cesto, azadón, plancha, servicio de lavandería, podadora, aspersores de pasto, trapeador, toallas de papel, control de plagas, brillo, rastrillo, caja de arena/arenero, contratos de servicios para electrodomésticos, pala, esponjas, tisú, cepillo/pasta de dientes, toallas, aspiradora/bolsas, cesta de basura, carretilla, persianas, guantes de trabajo/jardinería, etc. |
Suministros |
| Suministros para niños Los suministros para niños son deducibles de impuestos. Estos incluyen: artículos de arte y manualidades (cepillos, barro, papel de construcción, crayones, pegamento, marcadores, pintura, tijeras, esténciles, pegatinas, etc.), mochila, sistema de intercomunicación para bebés, mecedora, pelota, babero, bloques, juegos de mesa, asiento para niños, tiza/pizarra, almohadilla de cambio, muebles para niños, cama plegable, cuna/colchón, muñeca, ropa de vestir, caballete, tapete, sillas altas, asientos para bebé, cuerda para saltar, lupa, espejo, móvil, tablero, cajas plásticas, corralito, equipo para patio, asiento de baño, regalos comprados para sus hijos pero usados por los niños a su cuidado, títeres, rompecabezas, sonajas, juegos para montar, mesa de arena y agua, patines/patineta, blusa, peluche, termómetro, papel tisú, andadera, vagón, juguetes acuáticos, móvil de campanillas e hilados.
Artículos Caseros |
Suministros de cocinaLos artículos de cocina deducibles de impuesto son: papel de aluminio, molde y platos para hornear, licuadora, tazones, abrelatas, corta galletas, vasos, tabla para picar, toallas para platos, platos/tazas desechables, procesadora de alimentos, bolsas para basura, bote de basura, cuchillos, cerillos, copas/cucharas para medir, mezclador, servilletas, plásticos, envoltura plástica, agarrador de ollas, ollas/cazuelas, cubiertos, mantel, cronómetro y más. |
Uso comercial del hogarEl proveedor puede calcular el uso comercial de gastos del hogar en el Formulario 8829. Conozca más aquí |
Nota: El grado al que cualquiera de estos artículos, activos y/o servicios son deducible, depende de la circunstancia específica del proveedor: El proveedor debe tener en cuenta si sus familiares usan alguno de los anteriores para uso personal. ¿Cuál es su porcentaje de tiempo y espacio?
A los proveedores de cuidado infantil se les permite una deducción por gastos asociados con el uso comercial de sus casas. Los requisitos para la deducción son diferentes de aquellos para otros negocios ya que la clasificación de uso no requiere uso exclusivo para negocio. Generalmente hay que calificar para un uso regular. El proveedor puede tener una combinación de habitaciones usadas exclusivamente y habitaciones de uso regular, tema que se aborda en las instrucciones del Formulario 8829.
Si el proveedor de cuidado infantil satisface los requisitos para calificar y aprovechar la deducción, se calcula en el Formulario 8829, “Gasto Comercial de Uso de su Hogar”.
Para poder calificar para la deducción de casa por uso comercial, el proveedor no solo debe estar en el negocio de proveer cuidado diurno infantil, sino que también lo debe haber solicitado, se le debe haber otorgado, o estar exento de tener una licencia, certificación, registro o aprobación como centro de cuidado infantil o como grupo familiar para el cuidado infantil según la ley estatal. El proveedor no cumple con este requisito si su solicitud fue rechazada o la licencia u otra autorización fue revocada.
Nota: El requisito de autorización aplica solamente a la deducción para uso comercial del hogar. Un proveedor sin licencia todavía puede deducir otros gastos comerciales como comida, juguetes, suministros, etc.
Uso regular de una habitación definida
Para determinar si un espacio en la casa pasa la prueba del “uso regular” en el calculo de uso comercial del hogar, el Fallo Fiscal 92-3 define lo siguiente:
Si una habitación está disponible para el uso de cuidado infantil durante cada día comercial y se usa de manera habitual como parte de la disposición de rutina del cuidado infantil de A (incluido el baño, un área para comer o la habitación que se usa para dormir la siesta), el pie cuadrado de esa habitación se considerará como utilizado para guardería durante cada día comercial. Un proveedor de cuidado infantil no tiene la obligación de mantener los registros de las horas específicas de uso de dicha habitación durante horas comerciales. También, el desuso ocasional de dicha habitación en un día hábil no descalificará a la habitación para ser considerada como de uso regular. No obstante, el uso ocasional de una habitación que habitualmente no está disponible como parte de la disposición de rutina de la guardería (p. ej., una habitación habitualmente restringida del uso de cuidado infantil, pero utilizada ocasionalmente para las siestas) no será considerada como utilizada para cuidado infantil durante cada día comercial.
Uso comercial de deducciones del hogar
Los gastos relacionados con el uso del hogar que pueden ser deducciones comerciales incluyen:
- pérdidas fortuitas;
- interés hipotecario deducible;
- impuestos de bienes raíces;
- interés hipotecario en exceso;
- seguro de casa;
- alquiler de casa;
- reparaciones y mantenimiento;
- mejora del terreno;
- servicios públicos;
- depreciación de la casa.
El grado al que lo anterior sea deducible depende del porcentaje comercial del proveedor, es decir, la porción comercial de los artículos compartidos.
Determinar el porcentaje comercial
El porcentaje comercial consiste de dos elementos: el porcentaje de espacio y de tiempo, como se mencionó. Los dos porcentajes se multiplican uno por el otro para obtener el porcentaje comercial. Vea Porcentaje de tiempo y espacio.
Nota: Ya que los requisitos para el uso comercial de la deducción de su hogar son diferentes para los proveedores de cuidado infantil que para otros negocios, es importante que trabaje con su contador/preparador de impuestos que está familiarizado con cómo el sector de cuidado inffantil es diferente a otros para propósitos de impuestos. Vea “Las Reglas Ùnicas de Impuestos que Afectan al Cuidado Infantil Familiar”.
Recursos y enlaces:
https://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Home-Office-Deduction
https://www.irs.gov/publications/p587/index.html
https://www.irs.gov/taxtopics/tc509.html
Formulario 8829,Gastos para el Uso Comercial de su Hogar
Guía para la Auditoría Técnica del Proveedor Infantil
El proveedor de cuidado infantil necesita un teléfono para operar su negocio. Por lo tanto, el teléfono es deducible como un gasto comercial “ordinario y necesario”.
Las reglas del IRS establecen lo siguiente claramente: “El costo del servicio telefónico local básico (incluyendo impuestos) para la primera línea que tiene en su hogar, aunque tenga una oficina en su hogar, no es deducible”. (Vea la publicación 535 del IRS, Gastos comerciales)
Hubo un tiempo cuando la primera línea de teléfono era deducible de impuestos, pero el Congreso aprobó una ley en 1988 retirando esta deducción.
Algunos proveedores de cuidado infantil han argumentado que ya que las reglas de autorización requieren que tengan un teléfono, su factura debería ser deducible. A pesar de que los proveedores de cuidado infantil deben tener una línea telefónica para obtener la licencia, el IRS claramente establece que esto no podrá ser deducido.
Así que, la primera línea del hogar del proveedor, ya sea una línea fija o un teléfono celular, no es deducible. El proveedor puede, sin embargo, deducir la porción de gastos comerciales asociados con esta primera línea telefónica: llamadas de larga distancia de negocios, identificador de llamadas, una máquina contestadora y el costo del teléfono.
Segunda línea telefónica
Si el proveedor tiene una segunda (o tercera) línea telefónica en su casa, puede deducir la porción comercial de estas líneas. Las líneas pueden ser fijas o celulares.
Si usa una segunda línea de teléfono exclusivamente para su negocio, puede deducir el 100% del costo. Si lo usa para negocios y propósitos personales, puede usar su porcentaje de tiempo y espacio para determinar la porción comercial. Realmente, una medida más exacta del uso comercial de su segunda línea telefónica podría ser su porcentaje de tiempo.
Nota: Bajo una ley antigua, los contribuyentes tenían que darle seguimiento al uso real de sus teléfonos comerciales. Pero este requisito fue eliminado bajo la Ley de Trabajos de Negocios Pequeños de 2010.
Si el teléfono, el internet y la televisión por cable del proveedor están combinados en una factura, ¿cómo saca el costo de su segunda línea de teléfono?
Si su compañía del cable no separa el costo de las líneas de teléfono, el proveedor debe hacer lo siguiente:
- dividir la factura total entre tres;
- luego, dividir el tercio de la factura que representa las líneas de teléfono entre el número de líneas;
- deduzca la porción comercial de la segunda o tercera línea que usa para su negocio; y
- si su factura registra los minutos usados en cada línea de teléfono, determine su uso comercial con base en el porcentaje de minutos comerciales usados.
Fuente: Copeland, T. (19 octubre, 2015). “Is Your Telephone Bill Deductible?” (¿Es su recibo de teléfono deducible?) Blog de Tom Copeland. Obtenido de http://tomcopelandblog.com/is-your-telephone-bill-tax-deductible
Recursos y enlaces:
Guía del IRS para la Auditoría Técnica del Proveedor de Cuidado Infantil
http://tomcopelandblog.com/is-your-telephone-bill-tax-deductible
¿Qué cantidad de la factura que su profesional de impuestos le da después de presentar su declaración puede deducir como gasto de negocio?
- Toda
- Parte de ella
- Nada de ella
La respuesta correcta es 2) Parte de ella.
El proveedor puede deducir como un gasto de negocios el costo por llenar los formularios de impuesto de negocios en el Cronograma C. El costo por llenar los formularios de impuestos personales puede ser deducido del Cronograma A.
El profesional de impuestos debe desglosar su tarifa por preparación de impuestos en dos partes: la tarifa para preparar sus formatos de impuestos de negocio y la de sus impuestos personales.
El proveedor debe reportar el costo por presentar sus formularios de impuestos de negocio en el Cronograma C del IRS, renglón 17 (servicios legales y profesionales). Los formularios de impuesto de negocios incluyen: Cronograma C, Formulario 4562 Depreciación y Amortización; Formulario 8829, Gastos de Uso Comercial de su Casa y el Formato 1040SE Impuesto de Empleo por Cuenta Propia.
Su profesional de impuestos puede haber llenado otros formularios de negocios para el proveedor si vendió alguna propiedad (incluyendo su casa), contratado empleados (formulario de impuestos de nómina), enmendado su declaración fiscal (Formulario 1040X) o recapturado la depreciación no reclamada previamente (Formulario 3115). Si es así, el proveedor debe incluir el costo para preparar estos formularios de impuesto adicionales como un gasto de negocios.
El preparador personal de impuestos del proveedor incluiría el Formulario 1040, Declaración de Impuestos Individual de EE.UU., Cronograma A, Deducciones clasificadas y cualquier otro formulario no relacionado directamente con su negocio. La tarifa para llenar estos formularios de impuesto personales puede deducirse como un gasto clasificado misceláneo en el Cronograma A.
Cuándo deducir las tarifas
Dado que el proveedor pagó a su profesional de impuestos en el 2014 para hacer su declaración fiscal de 2013, debe reclamar este gasto en su declaración fiscal de 2014. Para su declaración fiscal del 2013, puede deducir las cantidades que pagó en el 2013 para que le hicieran su declaración del 2012.
Fuente: Copeland, T. (31 de enero, 2014). “How to Deduct Your Tax Preparer Fees” (Cómo deducir la tarifa de su preparador de impuestos). Blog de Tom Copeland. Obtenido de http://tomcopelandblog.com/how-to-deduct-your-tax-preparer-fees