El nombre que el proveedor de cuidado infantil usa para realizar negocios ofrece la oportunidad para comunicar un mensaje sobre él/ella y su negocio. En muchas ocasiones, el nombre comercial es la primera impresión para los clientes potenciales.
Si el proveedor ha establecido una empresa por cuenta propia, es aconsejable que use un nombre diferente a su nombre personal para el programa de cuidado infantil. Este “nombre ficticio” se debe registrar.
De igual forma, si una sociedad anónima, sociedad colectiva limitada, compañía de responsabilidad limitada, sociedad general o sociedad de responsabilidad limitada realiza actividades bajo un nombre distinto de su nombre legal verdadero (un nombre distinto del que figura en su memorando/estatuto de constitución), debe registrar este “nombre ficticio” ante el respectivo gobierno estatal.
Si una sociedad anónima, sociedad colectiva limitada o compañía de responsabilidad limitada realiza actividades bajo un nombre distinto de su nombre legal verdadero, se debe presentar un Certificado de Nombre Ficticio conforme a la Sección 130 de la Ley Comercial General (Certificate of Assumed Name Pursuant to Section 130 of the General Business Law) ante el Departamento de Estado del Estado de Nueva York.
Todas las demás entidades tales como sociedades generales, empresas por cuenta propia y sociedades de responsabilidad limitada presentan un Certificado de Nombre Ficticio/Certificado Comercial (Formulario X-201) [Assumed Name Certificate/Business Certificate (Form X-201)] directamente ante la Oficina de la Secretaría del Condado en cada condado donde la entidad realiza negocios. Los formularios se pueden comprar en cualquier tienda de papelería comercial o legal. El costo de presentación varía según el condado.
Un nombre ficticio no puede contener palabras tales como “Sociedad anónima”, “Incorporada”, “Limitada”, “Compañía de responsabilidad limitada”, “Sociedad colectiva limitada” u otras abreviaturas.
Consulte si el nombre previsto ya está en uso haciendo una búsqueda en la Base de datos de entidades comerciales y sociedades del Estado de Nueva York (NYS’s Corporation and Business Entity Database).
En la Ciudad de Nueva York:
Bronx County Clerk’s Office
Brooklyn (Kings) County Clerk’s Office
Manhattan (New York) County Clerk’s Office
Queens County Clerk’s Office
Staten Island (Richmond) County Clerk’s Office
En el caso de una sociedad anónima, sociedad colectiva limitada o compañía de responsabilidad limitada, el Certificado de Nombre Ficticio conforme a la Sección 130 de la Ley Comercial General (Certificate of Assumed Name Pursuant to Section 130 of the General Business Law) y el cargo de presentación correspondiente se debe entregar o enviar a:
New York State Department of State
Division of Corporations
One Commerce Plaza
99 Washington Avenue
Albany, NY 12231
El cargo por presentar un Certificado de Nombre Ficticio es de $25 además de cualquier cargo adicional del condado, tal como se indica a continuación. Si el proveedor desea solicitar una copia certificada de un Certificado de Nombre Ficticio, también deberá pagar un cargo por la copia. El cargo por cada copia certificada es de $10. El Departamento de Estado cobra los siguientes cargos de secretaría del condado por cada condado donde una sociedad realiza negocios:
- $100 — por cada condado en la Ciudad de Nueva York (Condados de Bronx, Kings, Nueva York, Queens y Richmond)
- $25 — por cada condado fuera de la Ciudad de Nueva York
No se cobran cargos de condado a compañías de responsabilidad limitada o sociedades colectivas limitadas.
La División de Sociedades del Departamento de Estado acepta MasterCard, Visa, American Express (consulte “Pago mediante tarjeta de crédito” para obtener más información), dinero en efectivo, giro bancario, cheques personales y comerciales o certificados de $500 o menos. Se recomienda no realizar pagos en efectivo cuando el Certificado de Nombre Ficticio se envía por correo.
El proveedor puede enviar por fax el Certificado de Nombre Ficticio con el Formulario de autorización de tarjeta de crédito/débito (Credit Card/Debit Card Authorization Form) y una solicitud por escrito para obtener una copia certificada a la División de Sociedades al (518) 474-1418, si así lo desea.
Al presentar el Certificado de Nombre Ficticio, el Departamento de Estado emitirá un recibo de presentación oficial. El recibo de presentación reflejará la fecha en que se presentó el Certificado de Nombre Ficticio, el nombre de la sociedad, el nombre ficticio y el detalle de los cargos que pagó. Verifique la información del recibo para asegurarse de que la información se haya registrado correctamente. El recibo es su comprobante de presentación y debe mantenerse en un lugar seguro, debido a que el Departamento de Estado no emite recibos de presentación duplicados en reemplazo de aquellos extraviados o dañados. Además, la ley exige exhibir una copia certificada de la presentación en las instalaciones donde se realiza el negocio bajo el nombre ficticio.
Un proveedor de cuidado infantil familiar puede solicitar dos copias adicionales: una para el Departamento de Salud e Higiene Mental o DOHMH y otra si desea tener una cuenta bancaria donde use el nombre ficticio. Incluso si una persona opera bajo una estructura de una empresa por cuenta propia sin un nombre ficticio, se recomienda mantener las cuentas comerciales y personales por separado. Lea más acerca de mantener las cuentas por separado aquí.
RECURSOS y ENLACES
New York State: DBA (Corporations, Limited Partnerships, and LLCs)
New York City: DBA (sole proprietorships and general partnerships)
Bronx County Clerk’s Office
Brooklyn (Kings) County Clerk’s Office
Manhattan (New York) County Clerk’s Office
Queens County Clerk’s Office
Staten Island (Richmond) County Clerk’s Office